Gestor documental
E n cualquier empresa en crecimiento es fundamental una buena organización de su información, motivo por el que nacen los Gestores Documentales o DMS. Un DMS, es un archivo centralizado que se ocupa de almacenar en formato digital toda la documentación de una empresa. Para ello debemos contar con un escáner con el que digitalizar los documentos que posteriormente almacenaremos en nuestro Gestor Documental.
Ventajas de un gestor documental:
- Son muchos los canales por los que llega información a la empresa, de esta forma estará toda centralizada. La empresa decidirá que empleados pueden tener acceso a ella gracias al sistema de concesión de permisos.
- La mayor ventaja que ofrece un gestor documental es el ahorro en tiempo para el trabajador ya que podrá acceder al momento a todos los documentos. Esto supone una mayor productividad del personal. Adiós a la búsqueda manual.
- Otro punto a tener en cuenta es el aumento de la seguridad de la información. Estableciendo copias digitales de documentos en papel el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable.
- Es una gran ayuda en las auditorías pues se realizan de manera mucho mas rápida y mucho mas precisa
Cada sector tiene unas características específicas pero podemos resaltar algunas funciones comunes:
- Podrá realizar flujos de trabajo (workflows) como pago de nómina, impuestos, contratos….
- Reconocimiento óptico de caracteres: permite a la empresa trabajar el texto procedente de un documento escaneado.
- Existen varias opciones para poder acceder a sus documentos desde cualquier ubicación o dispositivo (tablets, móviles, …).
